เลขานุการ อีกหนึ่งงานที่ท้าทาย และงานในฝันของสาว ๆ

       เลขานุการ มาจากคำว่า “เลขา” ที่แปลว่าตัวอักษร หรือการเขียน เมื่อนำมาผนวกกันหรือที่หลักภาษาไทยเรียกว่าสนธิกันกับคำว่า “อนุการ” ซึ่งแปลว่า การทำตาม “เลขานุการ” จึงมีความหมายว่า ผู้ทำหน้าที่เกี่ยวกับการเขียนตามคำสั่งผู้บังคับบัญชา คือการจดบันทึกเรื่องราวต่างๆ เพื่อรวบรวมเป็นข้อมูลในการวางแผนหรือปฏิบัติงานนั่นเอง

เลขานุการ ทำหน้าที่อะไรบ้าง และมีคุณสมบัติอย่างไร

            ข้อสังเกตที่ต้องใส่ใจก็คือ ศัพท์ภาษาอังกฤษของคำว่าเลขานุการ คือ secretary ซึ่งเมื่อถอดความตามตัวอักษรจึงมีความหมายว่า ผู้ที่เก็บรักษาความลับ ซึ่งคุณสมบัตินี้ถือเป็นข้อแรกที่สำคัญที่สุดของผู้ที่ทำงานในตำแหน่งนี้ทุกคน ตามมาด้วยความซื่อสัตย์และความสนใจใฝ่เรียนรู้อยู่เสมอ

            บทบาทหลักของงานเลขานุการคือการจดบันทึกและพิมพ์งานในรูปของรายงาน จดหมาย เอกสารติดต่อระหว่างองค์กร และบันทึกการประชุม ซึ่งแน่นอนว่าทักษะสำคัญที่จำเป็นนอกจากการเขียนแล้วก็คือ ความสามารถในการใช้เครื่องมือสำนักงาน ได้แก่ คอมพิวเตอร์ พริ้นท์เตอร์ ความรอบรู้ในการใช้อุปกรณ์ไอทีและ ความรู้เรื่องการใช้โปรแกรมหรือแอพพลิเคชั่นต่างๆ ในการติดต่อสื่อสารทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ หรือภาษาที่สามตามลักษณะงานของเลขานุการแต่ละคน

            บทบาทต่อมาคือ การจัดเก็บและดูแลข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่าย และต้องมั่นใจว่าปลอดภัยเพียงพอที่ข้อมูลต่างๆ นั้นจะไม่รั่วไหลออกไป ส่วนที่นอกเหนือจากนี้ก็คือ หน้าที่การเตรียมการสำหรับการประชุม ซึ่งต้องเริ่มจากก่อนประชุมต่อเนื่องไปจนสิ้นสุดการประชุม ได้แก่ การจัดวาระการประชุม การเชิญประชุม การอำนวยความสะดวกในที่ประชุม การจดบันทึกการประชุม และจัดทำรายงานการประชุม              

            จะเห็นว่างานของเลขานุการส่วนที่สำคัญก็คือ การใช้ภาษาเพื่อการสื่อสาร ดังนั้น คนที่เหมาะสมกับงานตำแหน่งนี้ก็คือคนที่มีทักษะในการฟัง สรุปความ และเรียบเรียงเนื้อหาเป็นตัวหนังสือได้อย่างถูกต้องชัดเจน อย่างไรก็ตาม เลขานุการยังต้องมีทักษะการบริหารจัดการด้วย อย่างน้อยที่สุดก็คือ การจัดทำตารางนัดหมายสำหรับแผนการทำงานต่างๆ ของผู้บังคับบัญชา ซึ่งต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารเพื่อประสานงานให้ราบรื่นลงตัว และนั่นหมายถึงมรรยาทในการสื่อสาร ทั้งน้ำเสียง ถ้อยคำ และการแสดงความรู้สึกทางสีหน้าท่าทางที่เหมาะสม

นอกจากนี้ ยังมีบทบาทที่สำคัญอีกหนึ่งเรื่องที่คนทำงานเลขานุการต้องเตรียมตัวเตรียมใจรับมือด้วยความเชื่อมั่นและด้วยความรับผิดชอบ นั่นคือ ช่วยทำงานตามที่ผู้บังคับบัญชาขอร้องหรือออกคำสั่ง เนื่องจากเลขานุการที่ดีจำเป็นต้องเป็นผู้ช่วยที่ดีด้วยนั่นเอง

            สุดท้าย เรื่องที่มองข้ามไปไม่ได้ก็คือ บุคลิกภาพที่เหมาะสมกับกาลเทศะ ทั้งการแต่งกาย เสื้อผ้า ทรงผม รองเท้า รวมทั้งเครื่องประดับที่จะช่วยให้คุณคือเลขานุการที่มีความสง่างามและคล่องตัวในทุกโอกาส หากคุณเชื่อมั่นว่าที่กล่าวมาทั้งหมดนี้มีอยู่ในตัวคุณครบถ้วน ก็มีความเป็นไปได้ว่าคุณกำลังจะได้งานเป็นเลขานุการคนใหม่ในเร็วๆ นี้อย่างแน่นอน      

ฝากกดติดตามอาชีพอิสระ น่าสนใจ
ข่าวสารที่น่าสนใจการจัด ฮวงจุ้ยบนโต๊ะทำงาน ที่จะมาเสริมดวงและความก้าวหน้าของงาน